Před vyhlášením veřejné zakázky se proto vyplatí udělat základní kontrolu. Pomůže odhalit slabá místa včas a předejít zbytečným komplikacím.
1. Odpovídá rozpočet realitě?
Rozpočet by měl odpovídat reálným cenám na trhu i rozsahu plánovaného plnění. Pokud je nastaven příliš nízko, může se stát, že zadavatel neobdrží žádné vhodné nabídky nebo bude muset zakázku opakovat či zrušit.
2. Jsou podklady kompletní?
Zadavatel by měl před vyhlášením zkontrolovat, zda má k dispozici všechny potřebné podklady. U stavebních zakázek půjde zejména o projektovou dokumentaci, soupis prací s výkazem výměr, povolení nebo stanoviska. U dodávek a služeb o technickou specifikaci nebo podrobný popis služeb.
Neúplné nebo nejasné podklady mohou vést k dotazům dodavatelů, rozdílnému nacenění nabídek, vícepracím nebo problémům během realizace. Čím přesnější podklady zadavatel poskytne, tím lépe mohou dodavatelé připravit srovnatelné nabídky.
3. Je harmonogram reálný?
Před vyhlášením zakázky je vhodné ověřit, zda je plánovaný harmonogram realizace reálný – zejména termín zahájení a dokončení plnění, návaznost na připravenost projektu a případné dodací lhůty. U dotačních projektů je nutné hlídat také termíny stanovené poskytovatelem dotace, především termín ukončení realizace projektu.
Příliš napjatý harmonogram může později vést ke změnám smlouvy, dodatků nebo problémům při čerpání podpory.
4. Je správně určen režim zakázky?
Ještě před zahájením je potřeba správně určit předpokládanou hodnotu a z ní vyplývající režim zakázky. Od toho se odvíjí celý další postup, rozsah povinností i způsob zveřejnění.
U dotačních projektů je navíc vhodné ověřit, zda poskytovatel dotace nestanoví další pravidla nad rámec zákona nebo interní směrnice zadavatele.
5. Jsou vyjasněné podmínky financování?
Zadavatel by měl mít před vyhlášením zakázky jasno v tom, z jakých zdrojů bude zakázku financovat – zda z vlastního rozpočtu, úvěru, dotace nebo kombinace více zdrojů. U dotačních projektů je potřeba ověřit také pravidla financování, uznatelnost výdajů, a to, zda je podpora vyplácena předem, nebo až zpětně po realizaci.
Nejasné financování může později ovlivnit harmonogram zakázky, podpis smlouvy i samotnou realizaci projektu.
Dobře připravená veřejná zakázka šetří čas, snižuje riziko námitek a pomáhá předcházet problémům při realizaci i případné kontrole.
Chystáte se vyhlásit veřejnou zakázku?
Krátká kontrola před zahájením může ušetřit mnoho času a komplikací v dalších fázích projektu.
Pokud si nejste jistí, zda máte vše správně nastavené, můžete se na nás obrátit. Rádi vám pomůžeme s kontrolou podkladů, nastavením zadávacích podmínek i celkovou přípravou veřejné zakázky.